L’action 20 du plan stratégique « CE 21-24 » a pour objectif la rénovation complète de l’immobilier du Réseau d’ici 2030. En complément du déploiement du concept SPP, en cours de finalisation sur une cinquantaine de sites, cette rénovation concerne trois types d’unités :
- Les succursales régionales,
- Les unités avec centre de traitement partagé (CTP),
- Les unités de présence de place dont la caisse a fait l’objet d’une annonce de fermeture (à compter de 2022) au CSE Central du 10 février 2021.
L’objectif d’Action 20 est de faire bénéficier le plus grand nombre d’agents d’espaces de travail modernisés en adéquation avec les modalités d’exercice du travail de demain. Dans le cadre de cette rénovation, la Banque a décidé de conserver certains sites historiques en raison de leur intérêt patrimonial ou de la présence d’une caisse.
Afin de répartir la charge de travail, le plan de rénovation est organisé en deux tranches.
La succursale régionale de Lille a été retenue comme succursale pilote de ce programme de modernisation du parc immobilier et du cadre de travail.
L’objectif est de livrer le site pilote en amont du reste du programme Action 20 afin de pouvoir effectuer un retour d’expérience sur cette réalisation et d’en faire bénéficier les autres sites. L’équipe projet et les équipes de la succursale de Lille se sont donc efforcées de recenser avec précision et très en amont les besoins des utilisateurs.
Un programmiste (la société JLL) a été retenu pour concevoir, sur la base des prescriptions de la Banque et dans le respect le plus strict possible des besoins utilisateurs, le concept d’aménagement qui sera déployé dans les unités rénovées. Ce programme a été présenté lors du CSE Hauts de France du 31 mars 2022. Néanmoins, il ne constitue pas la maquette définitive du futur projet. S’il en constitue une étape essentielle, il doit être repris par le groupement de conception/réalisation intégrant toutes les entreprises en charge des travaux qui sera sélectionné. Celui-ci aura pour mission de présenter un projet finalisé à partir des études réalisées par le programmiste et de concrétiser son projet qui constituera in fine le futur aménagement de la succursale de Lille.
Pour réaliser ce programme, l’équipe projet s’est appuyée sur un panel représentatif des différents services de la succursale de Lille. Ces Ambassadeurs, qu’ils soient agents ou managers, ont participé à neuf ateliers. Ces ateliers avaient pour objectif de se projeter dans l’environnement de travail d’après 2024, en prenant en compte les évolutions perçues dans la manière d’exercer le travail, notamment au vu des évolutions propres à chaque domaine d’activité, mais aussi les changements mis au jour suite aux périodes de confinement successives et la généralisation et l’extension du télétravail permise par le nouvel accord.
Le programmiste a par ailleurs apporté sa connaissance des mutations observées dans le monde du travail, avec notamment un développement des espaces collaboratifs et une moindre proportion d’espaces individuels. Le questionnement réalisé auprès de l’ensemble des agents par JLL en juin 2021 a souligné de fortes divergences entre la perception qu’avaient les agents de Lille sur les environnements de travail actuels et leurs attentes notamment sur le besoin de concentration, l’ergonomie du poste de travail, la possibilité de réaliser des entretiens téléphoniques, la confidentialité, et la disponibilité des salles de réunion.
La contribution des Ambassadeurs a permis à l’équipe projet et à la direction régionale de rédiger une expression des besoins de l’utilisateur très complète et précise qui a été transmise au programmiste.
Cette opération immobilière devra également se conformer aux objectifs de réduction de l’empreinte carbone de la Banque et permettre d’atteindre nos cibles en matière de consommation d’énergie (conformément à la réglementation du Décret Tertiaire). Une attention particulière sera donc portée aux sujets d’isolation et aux différents éléments permettant d’améliorer la qualité de vie au travail.
Le recueil des besoins auprès des Ambassadeurs et l’éclairage externe apporté par le programmiste sont venus structurer le projet d’aménagement de Lille. Ainsi les liens fonctionnels entre services, définis au sein des ateliers, ont été structurants pour proposer la localisation des services avec une répartition des équipes par quartier à proximité de leur manager.
La généralisation du télétravail, qui favorise le développement du travail hybride (mixité du présentiel et du distanciel), a conduit à multiplier les espaces de réunions de formats différents. Ces espaces doivent favoriser l’expression d’un mode de management renouvelé avec l’utilisation d’espaces de brainstorming ou de créativité (réunions post-it, management visuel, stand up meeting), qui favorisent le collectif. Ils doivent offrir plus d’espaces de réunion de différentes tailles et de concentration avec la possibilité de réaliser des entretiens en visio sans perturber son environnement direct.
La généralisation des échanges par visio, soit en interne soit avec des interlocuteurs externes, nécessite d’équiper certains espaces de matériels audio et vidéo performants.
La réservation de salles de réunion par un outil ergonomique favorisera leur mutualisation.
La volonté de renforcer la visibilité de la Banque à l’extérieur a conduit à la création d’un espace de conférence qui permette l’organisation d’évènements internes mais aussi externes pour accueillir jusqu’à cent personnes.
Au vu des visites inspirantes organisées, les Ambassadeurs ont plébiscité la « place de village », lieu qui favorise les échanges interservices. Il a donc été décidé de créer un espace de convivialité commun à l’ensemble des services pour favoriser les échanges et la mixité au sein de l’unité.
Les Ambassadeurs ont mis en évidence, de manière unanime, l’importance du volet RSE notamment avec l’exploitation de l’espace-jardin, le développement des transports doux et le maintien du parking actuel et son équipement de chargeurs électriques (voitures, vélos, trottinettes...).
La demande forte des Ambassadeurs de posséder des équipements digitaux adaptés à l’évolution des usages (généralisation de salles équipées en visio) et plus souples (base universelle notamment) a été prise en compte.
Les membres de la direction et les chefs des services de plus grandes tailles seront dotés d’un bureau individuel cloisonné. Les autres managers seront dotés d’un bureau attitré au sein de leur équipe. Tous les bureaux cloisonnés ou attitrés pourront être utilisés en l’absence du titulaire.
Les collaborateurs partageront des bureaux en espaces ouverts. Le nombre de positions individuelles par rapport au nombre de personnes, soit le taux de foisonnement, sera de l’ordre de 80% (soit 8 positions pour 10 agents).
Des casiers individuels situés à proximité des bureaux permettront d’entreposer les effets professionnels (PC, souris, casque) et personnels.
Dans ce cadre, la réservation des positions par un outil ergonomique sera disponible. Des positions alternatives seront mises en place pour des utilisations ponctuelles en cours de journée, en particulier en cas de pic de fréquentation.
Du programme immobilier proprement dit :
La phase d’étude du programmiste JLL s’est achevée fin mars 2022 avec la présentation du programme au CSE Hauts-de-France. Une nouvelle phase s’ouvre avec la consultation d’entreprises générales de construction à compter du 4 avril 2022. Les candidates présélectionnées par l’équipe projet proposeront un projet d’aménagement de la succursale sur la base des études réalisées par le programmiste au cours de l’été.
En novembre 2022, l’équipe projet sélectionnera l’entreprise qui sera attributaire du projet d’aménagement de la succursale de Lille notamment sur la base de la qualité du projet présenté.
De l’accompagnement des équipes à l’appropriation de ce projet :
Le projet d’aménagement de la succursale de Lille n’est pas uniquement un projet immobilier ; il implique un changement des modalités de travail afin de favoriser le travail collaboratif et le travail hybride avec le développement du télétravail.
La période qui se situe avant le repli effectif (T4 2022 à T1 2023) sera mise à profit pour préparer les managers et les collaborateurs à l’acculturation au nouvel environnement de travail. L’équipe projet sera accompagnée notamment par un prestataire extérieur et par ORGA, service interne spécialisé dans la transformation. Des règles de vie seront définies ensemble et en amont afin de faciliter l’appropriation des espaces. L’accompagnement des équipes s’effectuera en amont de la phase de repli, pendant le repli mais également en situation cible.
Les opérations de déménagement seront programmées au cours de cette période.
L’équipe projet, en accord avec la direction régionale, a décidé de mettre à profit la période de repli pour mettre les équipes en configuration cible soit une adaptation progressive aux nouvelles modalités d’installation :
- Des bureaux partagés à raison de 0,8 position par agent (hors salles de réunion/box)
- Des salles de réunion et box à chaque étage
- Des bureaux dédiés aux managers à disposition du service en l’absence du manager
- Le déploiement d’un outil de réservation des positions de travail pour favoriser l’appropriation des espaces
Le bâtiment situé au 69 de la rue Royale donne la possibilité de gérer dans de bonnes conditions la période de repli afin d’éviter de réaliser les travaux sur le 75 de la rue Royale en site occupé ce qui génère de très fortes nuisances.
Cette configuration permettra d’offrir des conditions d’accueil sur site modifiées mais qui demeurent en ligne avec les taux de présence constatés.
Le maintien du collectif demeure primordial pendant cette phase de repli, avec poursuite des réunions de service/section/pôles, des échanges informels en petits groupes, des moments de convivialité …
L’accord national sur le télétravail demeure appliqué pendant toute la phase de repli (3j de télétravail maximum par semaine).
Selon les besoins et les disponibilités d’accueil, il sera offert aux agents la possibilité de venir travailler dans les sites BDF à proximité, le temps du repli et avec un temps minimum hebdomadaire sur Lille.