Le service du Budget, du Contrôle de Gestion et de la Performance (SBCGP) au sein de la DFCG est en première ligne pour le déploiement des principes et processus de la nouvelle circulaire des investissements, parue le 17 février dernier.
Co-rédigé, au sein du Secrétariat Général, par la direction de la Stratégie et la direction Financière et du Contrôle de gestion, la nouvelle circulaire vise le double objectif suivant :
- La fluidification et la simplification du processus d’investissement, en plaçant au centre des priorités :
- l’amélioration de la performance attendue de l’investissement
- la responsabilisation des directions générales,
- L’homogénéisation de la gouvernance à travers les différentes natures d’investissements (informatique, immobilier et sécurité, industriel).
Le SBCGP, qui assure le secrétariat du Comité d’Engagement et de Suivi (CES), grand rendez-vous de gouvernance financière, accompagne ainsi les équipes projets sur ces 2 objectifs.
Concernant la fluidification et la simplification du processus d’investissement :
Le SBCGP travaille au quotidien avec l’ensemble des Directions Générales pour traiter les dossiers accompagnant les rendez-vous de gouvernance financière au fil de l’eau en instruction continue, dans le respect des règles de délégation définie par le Secrétaire Général, tout en limitant les comités pléniers aux dossiers les plus stratégiques et/ou présentant les coûts et/ou les risques les plus élevés.
Le SBCGP participe également à l’accompagnement des projets sur la définition et le suivi des indicateurs d’apport de valeur (regroupés sous le terme générique de « KPI » pour Key Performance Indicators), systématiquement examinés selon les quatre axes de la grille PRIQUA :
- Performances financière et durable
- Risques et résilience
- Image
- QUAlité.
Enfin, le SBCGP a participé, en partenariat avec la DGSI, à la refonte complète du corpus documentaire accompagnant la gestion de projet, du niveau le plus opérationnel (fiche action, Comité de Décisions…) au niveau le plus stratégique et digitalisé le processus de demande des investissements en déployant l’outil GOINV.
Concernant l’homogénéisation de la gouvernance à travers les différentes natures d’investissement :
Le SBCGP travaille activement à unifier les processus entre les investissements informatiques, immobiliers, de sécurité et industriels.
La majorité des actions sont d’ores et déjà mises en oeuvre côté informatique et industriel grâce à la forte mobilisation de toutes les parties concernées. De son côté, le Secrétariat Général, avec la coordination de la direction des Moyens (DRM), nouvellement créée, déploie les efforts nécessaires pour la mise en oeuvre de la nouvelle gouvernance des investissements immobiliers et de sécurité d’ici fin novembre au plus tard. La DFCG accompagnera la DRM, la DISG et la DS dans la mise en place de cette comitologie et l’homogénéisation des différents modèles de documents attendus.